企业日常经营活动消耗的资源,包括人力资源、材料资源、产能技术资源,还有支持性的费用资源。人员招聘与待遇支付、材料采购与领用、资产建造与配置都有专门的职能部门管理,小一点的公司老板亲自管,财务部门最多做些间接管理,在这些支付事项上不易出现冲突。企业支持性费用的花销,往往没有专门的职能部门管理,这些费用控制的责任落到了财务部门。财务部门需要直接与发生费用的业务人员打交道,所以费用报销往往成为财务部门和业务部门的冲突点。
在企业的成本费用构成中,制造业中实物支出占比高,服务业中人工支出占比高,老板自然对占比高的支出更重视,支持性费用的控制往往得不到企业领导重视。但费用支出几乎涉及企业的每一个人,事项繁杂琐碎;人人都觉得为公司办事很辛苦,认为所有的花费都是应该的;老板虽然对费用控制不重视,但随便乱花也不行。在这样的情况下,费用报销成了财务部门花费精力最多,老板评价最差的一项工作。
面对费力不讨好的费用报销,财务负责人该怎么办?既然支持性费用在成本费用中的占比不大,可不可以放任自流,每年花多少算多少?当然不行,千里之堤、毁于蚁穴的道理大家都懂。那就以费用最小化为原则,对大部分花费尽量不报?也不行,影响了业务人员的积极性,收入下降,得不偿失。
费用报销不仅仅是一项会计核算工作,更是一项重要的财务管理工作,不能因为在成本费用中的占比低而忽视,更不能因为面临的困难多而放弃管控。财务负责人应当借鉴成熟企业的做法,根据自己企业的实际情况,设计出适用的费用报销管控方法,做到:费用控制合理,费用报销流畅,服务与监督并重。